WebWeaver® Messenger & Mail (App)

Die App WebWeaver® Messenger & Mail ermöglicht den Mitgliedern einer WebWeaver®-Plattform die Nutzung von Messenger, E-Mail, Dateimanagement und Mitteilungen auf Android-Geräten ab Android 6, auf iPhones und iPads ab iOS 12 bzw. iPadOS 12 sowie unter macOS auf neueren Macs mit Apple-Chip ab macOS 11.

Wenn Sie über einen Zugang auf einer Plattform verfügen, die mit WebWeaver® umgesetzt wurde, können Sie die Messenger-App mit Ihren bekannten Zugangsdaten nutzen.

Die App bietet aktuell die Funktionen Messenger, persönliches E-Mail-Postfach, Dateimanagement, Mitteilungen und den Auto-Login im Standardbrowser des Gerätes.

Messenger

Kern der App ist der Messenger. Sie haben Zugriff auf die Liste Ihrer persönlichen Kontakte sowie auf die Gruppen/Kurse/Klassen, in denen der Messenger auf der Plattform für Sie freigeschaltet ist. Der Messenger bietet folgende Aktionen:

  • Nachrichten schreiben
    Sie können Text-Nachrichten, Fotos, Videos, Dateien und Sprachnachrichten an Ihre Kontakte sowie an Ihre Gruppen/Kurse/Klassen senden. Hierbei können Sie sowohl auf Dateien in Ihren Dateiablagen als auch auf lokale Dateien zurückgreifen, die auf Ihrem Gerät gespeichert sind. Sie können auch in anderen Apps Dateien auswählen und über "Teilen" mit der Messenger-App im Messenger an ausgewählte Kontakte versenden.
  • Nachrichten empfangen
    Sie können Text-Nachrichten, Fotos, Videos, Dateien und Sprachnachrichten von Ihren Kontakten und von Ihren Gruppen/Kursen/Klassen empfangen. Empfangene Dateien können Sie direkt in den Dateiablagen Ihrer Plattform sichern oder per neuer Nachricht oder als E-Mail-Anhang weiterleiten. Über neu eintreffende Nachrichten werden Sie auf Ihrem Gerät benachrichtigt, wenn Sie Push-Mitteilungen für die App aktivieren.
  • Neue Kontakte hinzufügen
    Sie können weitere Personen in Ihre Kontaktliste im Messenger aufnehmen, indem Sie Mitglieder aus den Mitgliederlisten aus Gruppen/Kursen/Klassen einzeln oder insgesamt hinzufügen. Mitglieder der Plattform können als Kontakt auch über die Eingabe des Benutzernamens hinzugefügt werden. Hinweis: Wenn die App mit einem Zugang zu einer WebWeaver®-Plattform genutzt wird, auf der Kontaktaufnahmen im Messenger zunächst vom Kontakt bestätigt werden müssen, können in der App keine neuen Kontakte hinzugefügt werden.
  • Kontakte löschen
    Sie können Kontakte aus Ihrer persönlichen Kontaktliste jederzeit wieder löschen.
  • Mitglieder in Gruppen/Kursen/Klassen anzeigen lassen
    Wird der Messenger in Gruppen/Kursen/Klassen genutzt, so kann jederzeit die jeweilige Mitgliederliste aufgerufen werden, um nachzusehen, wen eine dort gesendete Nachricht konkret erreicht. Mitglieder können auf diesem Wege auch separat von der Gruppe, dem Kurs oder der Klasse angeschrieben werden (einzeln oder mehrere).
  • iPad: Dateien per Drag&Drop an Messenger-Nachrichten oder an E-Mails anhängen
    In Split View, Slide View und im Stage Manager können Sie Dateien per Drag&Drop aus anderen Apps als Anhänge einer Messenger-Nachricht oder einer E-Mail hinzufügen und verschicken (z.B. Dateien aus Dateien-App, Fotos aus Fotos-App).

E-Mail

In der App können Sie Ihr persönliches Plattform-Postfach verwalten. Sie können E-Mails empfangen, neue E-Mails schreiben, Dateien aus den Dateiablagen der Plattform oder von Ihrem Gerät als Anhänge anhängen, E-Mails beantworten, weiterleiten, in Ordner verschieben und E-Mails als wichtig oder als ungelesen kennzeichnen. Sie können in Ihrem Postfach auf alle vorhandenen Ordner zugreifen, neue Ordner im Postfach anlegen und vorhandene Ordner verwalten. Empfangene Anhänge können Sie auf dem Gerät oder direkt in den Dateiablagen der Plattform speichern. Über die App können auch Postfächer verwaltet werden, deren Reichweite durch die Administration beschränkt wurde (institutionsweit, plattformweit).

Pro Ordner können Sie nach enthaltenen E-Mails suchen.

Dateimanagement

Im Bereich "Dateien" haben Sie Zugriff auf alle Dateien, die Ihnen in Dateiablagen auf der Plattform in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen zur Verfügung stehen. Das Dateimanagement bietet insgesamt folgende Aktionen:

  • Mit Dateien arbeiten
    Dateien auf die Plattform hoch- und von der Plattform herunterladen, Dateien auf dem Gerät speichern oder in anderen Apps öffnen, Dateien kopieren (einzeln / mehrere), Dateien in andere Ordner verschieben (einzeln / mehrere), Dateien umbenennen, Datei-Beschreibungen eintragen und ändern, Datei-Infos anzeigen lassen, Versionen einer Datei anzeigen lassen, Dateien in die Zwischenablage des Gerätes kopieren (letzteres nur iOS/iPadOS), Dateien im Messenger der App oder als E-Mail-Anhänge verschicken.
  • Ordner verwalten
    Neue Ordner anlegen, Ordner umbenennen, Ordner-Beschreibungen eintragen und ändern, freien Speicherplatz in Dateiablagen anzeigen lassen, Ordner-Eigenschaften einsehen und Zugriffsrechte für den Ordner (Download/Upload) bearbeiten. Ordner können für den Schnellzugriff in der App zu persönlichen Favoriten hinzugefügt werden. Wurden Ordner zu Favoriten hinzugefügt, erscheint in der Liste der Dateiablagen an erster Stelle der Eintrag "Favoriten".
  • iPad: Dateien per Drag&Drop hoch- und herunterladen
    In Split View und Slide View Dateien per Drag&Drop aus anderen Apps oder in andere Apps hoch- und herunterladen (z.B. Dateien-App, Fotos-App).
  • Einspaltige oder mehrspaltige Ordneransicht
    In den Einstellungen kann entschieden werden, ob Ordner einspaltig - also die ganze Ansicht füllend - oder mehrspaltig Ordner neben Ordner dargestellt werden sollen. Auf Smartphones ist die Standardansicht die einspaltige Ansicht, auf Tablets die mehrspaltige Ansicht, so dass der auf größeren Displays vorhandene Platz für das Dateimanagement optimal ausgenutzt werden kann. Die Standardeinstellung kann in den App-Einstellungen jederzeit geändert werden.
  • Anbindung an die Dateien-App unter iOS und iPadOS
    Auf iPads und iPhones ist der Zugriff auf die Dateiablagen der Plattform auch mit der auf den Geräten vorinstallierten Dateien-App von Apple möglich. Beim ersten Aufruf der Dateien-App nach Installation muss der neue Speicherort "Messenger" in der Dateien-App einmalig aktiviert werden. Danach zeigt der Eintrag "Messenger" in der Dateien-App die Ordner und Dateien des in der App jeweils eingeloggten Zugangs an. Über die Dateien-App lassen sich nicht nur Ordner und Dateien auf der Plattform verwalten. Einzelne Dateien können auch mit anderen auf dem Gerät installierten Apps geöffnet, bearbeitet und danach wieder direkt auf die Plattform zurück gespeichert werden. Damit die Dateien-App von Apple auf die Dateiablagen der Plattform zugreifen und diese anzeigen kann, muss der zweite Faktor (Touch ID bzw. Face ID) für die App deaktiviert werden. Dies ist eine generelle Einschränkung Apples für externe Speicherorte.

Mitteilungen

Der Bereich „Mitteilungen“ bietet eine chronologische Übersicht aller für den gerade eingeloggten Account vorhandenen Mitteilungen aus den verschiedenen Arbeitsbereichen der Plattform. Mitteilungen lassen sich pro Arbeitsbereich anzeigen. Man kann neue Mitteilungen pro Arbeitsbereich erstellen (inkl. Farbangabe und optionalem Löschzeitpunkt) sowie vorhandene Mitteilungen bearbeiten und löschen. Alle insgesamt vorhandenen Mitteilungen und alle Mitteilungen pro Arbeitsbereich können über eine Suche gefiltert werden.

Plattform mobil nutzen: Auto-Login im Standardbrowser

Über den Menüpunkt "Browser" wird die Plattform im Standardbrowser des Gerätes aufgerufen. Die App loggt Nutzerinnen und Nutzer dabei automatisch ein. Auf diese Weise lassen sich alle anderen Plattformfunktionen in der mobilen Browseransicht ohne erneuten Login direkt in der App nutzen.

Push-Benachrichtigungen

Die App bzw. das genutzte Smartphone oder Tablet kann nicht nur über neu eingehende Messenger-Nachrichten und neu im Posteingang eingehende E-Mails per Push-Meldung informieren. Beim ersten Login fragt die App, für welche Funktionen der Push-Service eingerichtet werden soll. Auf der zum Zugang gehörigen WebWeaver®-Plattform im Browser kann die Benachrichtigungsart „Push“ nach Installation der App für alle Nutzerfunktionen, die Benachrichtigungen auslösen können, im persönlichen Bereich unter „Systemnachrichten“ aktiviert werden. Wird "Push" z.B. für neue Mitteilungen aktiviert und danach ein Mitteilungsboard auf der Plattform abonniert, so werden neu eingetragenen Mitteilungen auf diesem Board direkt per Push zugestellt. Push-Benachrichtigungen können in den Einstellungen der App sowie auf der Plattform jederzeit angepasst werden.

Push steht aus Datenschutzgründen generell nur dann zur Verfügung, wenn die App auf einem persönlichen Gerät installiert wird, auf das andere Personen keinen Zugriff haben. Wird die App auf einem Gerät installiert, auf das auch andere Personen Zugriff haben, dann kann die App, während sie geöffnet ist, zwar Systemnachrichten über neue Ereignisse auf der Plattform im Messenger anzeigen, Push-Meldungen werden jedoch nicht empfangen.

Dark Mode und zusätzlicher Zugriffsschutz über zweiten Faktor

In den Einstellungen kann u.a. eine dunkle Ansicht ("Dark Mode") sowie ein zusätzlicher Zugriffsschutz über einen biometrischen zweiten Faktor (Gesichtserkennung, Iris-Erkennung, Fingerabdruck) aktiviert werden. Welcher Faktor hier angeboten wird, hängt von dem verwendeten Gerät ab.

Mehrere Logins auf persönlichen Geräten nutzen

Auf persönlichen Geräten kann man mehrere Logins speichern. Ist ein gespeicherter Login vorhanden, kann nach Logout im Login-Screen ein bereits gespeicherter Login direkt für den Login ausgewählt werden. Sind mehrere gespeicherte Logins vorhanden, kann über den Menüeintrag „Account wechseln“ im  Menüpunkt „Mehr“ direkt zwischen den gespeicherten Logins hin und her gewechselt werden. Wird z.B. ein persönliches Gerät in der Familie mit mehreren Familienmitgliedern geteilt, so kann über „Account wechseln“ auf einfache Weise zwischen den Zugängen gewechselt werden, ohne dass Benutzernamen und Passwort eingegeben werden müssen. Bei Logout fragt die App aus Sicherheitsgründen generell nach, ob der gerade verwendete weiterhin Login gespeichert bleiben oder aus der App entfernt werden soll.

App-Menü anpassen

Die Reihenfolge der im Hauptmenü der App dargestellten Funktionen (Tabs) kann im Menüpunkt „Mehr“ unter "App-Menü anpassen" nach persönlicher Vorliebe angepasst werden.

Verwaltung der App über Mobile-Device-Management (MDM)

Installiert man die App über den Store, muss beim ersten Start der App nutzerseitig entschieden werden, ob die App gerade auf einem persönlichen oder auf einem mit anderen Personen gemeinsam genutzten (geteilten)  Gerät installiert wird. Nur auf persönlichen Geräten können Login-Informationen gespeichert werden. Auf mit anderen Personen geteilten Geräten wird die Verbindung des jeweils eingeloggten Accounts zur Plattform nach 15 Minuten Inaktivität aus Sicherheitsgründen automatisch gekappt. Für jeden erneuten Login müssen Benutzername und Passwort manuell eingegeben werden.

Wird ein MDM zur Verwaltung institutioneller Geräte genutzt, kann über das MDM pro Gerätegruppe oder Gerät definiert werden, ob die Installation der App jeweils auf einem persönlichen Gerät oder auf einem mit anderen Personen geteilten Gerät erfolgt. Eine beispielhafte Dokumentation ist für das MDM Jamf School verfügbar:

Gerät gestohlen oder verloren? So verhindern Sie den Zugriff auf die App!

Um bei Verlust eines Smartphones oder Tablets den Login in der App zu verhindern, loggt man sich im Browser auf der Plattform ein, wechselt in den persönlichen Bereich, dort auf "Einstellungen" und dann auf "Externe Dienste". Im Reiter "Vertrauensbeziehungen" kann beim Eintrag der App die dem jeweiligen Gerät zugehörige Vertrauensbeziehung gelöscht werden. Ein Login in der App auf dem betreffenden Gerät ist bei Start der App dann nur noch mit erneuter Eingabe des Passwortes möglich.

Systemvoraussetzungen und Installation

Die App WebWeaver® Messenger kann auf allen mobilen Geräten genutzt werden, auf denen mindestens iOS 12 bzw. iPadOS 12 oder Android 6 installiert ist. Die App kann über die jeweiligen Stores von Apple und Google kostenfrei installiert werden. Die App kann über den Mac App Store auf neueren Macs mit Apple-Chip installiert werden (Macs ab 2020 unter mind. macOS 11, vgl. Übersicht von Apple).