Welche Datenarten mit Personenbezug werden auf WebWeaver® School verarbeitet?

Bei der Nutzung von WebWeaver® School werden unterschiedliche Datenarten verarbeitet, die einen Personenbezug haben. Ein Teil der Daten wird automatisiert durch das System erhoben und verarbeitet. Bei anderen Daten entscheiden entweder Sie als Verantwortlicher über die Art der Verarbeitung oder die Nutzer selbst über die Eingabe, die Veränderung bzw. die Offenlegung der Daten für andere Nutzer sowie über die Löschung der Daten.

Registrierungsdaten

Bei Verwendung von WebWeaver® School werden zwingend Daten der registrierten Benutzer verarbeitet:

  • Name des Nutzers
  • Login und zugehörige E-Mail-Adresse des Nutzers auf der Plattform
    beispielsweise nach dem von der Schule festzulegenden Muster <Vorname>.<Nachname>@<Kürzel der Schule>.<URL der Lernplattform>
  • Externe E-Mail-Adresse (optional)
    zum Zusenden des Logins, für den Versand von Benachrichtigungen oder auch als alternativer Login (falls über die Schuladministration so festgelegt)

Der Name auf der Plattform sollte dem realen Namen der Person entsprechen, damit die Identität des Nutzers innerhalb der Schulgemeinschaft feststellbar ist.

Eine pseudonyme Benennung von Zugängen (Logins) und damit auch der zugehörigen E-Mail-Adressen der Nutzer ist zwar möglich, aber nicht unbedingt ratsam. Werden jedoch pseudonyme Zugänge (beispielsweise für Schüler) erstellt, sollte die Reichweite der zugehörigen E-Mail-Adresse über die Schuladministration in jedem Fall soweit beschränkt werden, dass mit dieser E-Mail-Adresse nur schulintern kommuniziert werden kann, nicht jedoch nach außen.

Nutzungsdaten

Neben den Registrierungsdaten entstehen bei der Nutzung automatisiert sog. Nutzungsdaten. Dazu gehören u.a. Daten wie der Zeitpunkt des letzten Logins, die IP-Adresse des letzten Logins oder die letzte Änderung des Passworts. Diese sind für die Absicherung des technischen Betriebs erforderlich.

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DSGVO: WebWeaver® bietet Selbstauskunft über gespeicherte personenbezogene Daten

Die vom System nach Login generierten Nutzungsdaten können sich Nutzer auf WebWeaver® School – im Sinne einer Selbstauskunft auf Grundlage des Rechts auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO – jederzeit anzeigen lassen.

Weitere Nutzungsdaten werden erzeugt, wenn Nutzer Daten auf der Lernplattform eingeben oder verändern. Diese Nutzungsdaten, wie beispielsweise das Datum und der Urheber eines Datei-Uploads in der Dateiablage, werden in den Bereichen Schule, Gruppe und Klasse auch anderen Nutzern angezeigt. Denn es handelt sich um Daten, die für die netzbasierte Kooperation und Kommunikation der Schulmitglieder auf der Lernplattform notwendig sind.

Nutzerdaten in den einzelnen Nutzerfunktionen

In allen Nutzerfunktionen von WebWeaver® School können Nutzer selbständig eigene Daten speichern, verändern oder löschen (zum Beispiel Dateien in der Dateiablage, Kalenderdaten im Kalender, Aufgabendaten in den Aufgaben u.a.m.).

Wird der Mailservice der Plattform genutzt, entstehen zudem E-Mail-Kommunikationsdaten (zum Beispiel Adressdaten, Nachrichteninhalte, ggf. Dateianhänge). Zusätzlich werden Lernstandsdaten generiert und verarbeitet, wenn Sie WebWeaver® als Lernmanagementsystem (LMS) in Lehr- und Lernszenarien nutzen.

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Wie gestalten Schulen den Einsatz der Lernplattform WebWeaver® School datenschutzfreundlich?

Welche Nutzerfunktionen Funktionen Sie im Einzelnen an Ihrer Schule einsetzen und welche Berechtigungen die Rollen Lehrkräfte, Schüler und Partner in Bezug auf diese Funktionen haben, entscheiden Sie als Verantwortlicher auf Grundlage Ihres schulischen Nutzungskonzeptes. Die verfügbaren Funktionen und die Berechtigungen werden über die Administration der Schule festgelegt.

Support-Daten

Für die Erfassung und Beantwortung von Support-Anfragen setzt DigiOnline GmbH für wwschool sowie für etliche Schulträgerplattformen ein E-Mail-Ticketsystem ein. Per E-Mail eingehende und ausgehende Support-Anfragen sowie die zugehörigen Kommunikationsdaten werden im Ticketsystem solange gespeichert und verarbeitet (Kommunikationsdaten), bis das Support-Problem abschließend geklärt ist.

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